LGWAN-ASP「総合管理システム」のご紹介

導入事例：特別職員互助組合様

「特別区職員互助組合（以下、互助組合）」は、特別区（東京23区）職員および一部事務組合職員の相互共済と、福利の増進を目的とした特別区人事・厚生事務組合の中の組織です。昭和27（1952）年に「特別区職員共済組合」として発足し、その後、昭和37（1962）年に新共済組合（現在の東京都職員共済組合）が設立されたことに伴い、現在の名称に改正されました。

特別区の職員は互助組合の組合員であり、2023年4月時点の組合員数は67,861名です。また、平成7（1995）年には退職者が加入できる準組合員制度も発足しました。日々変化する社会状況や組合員のさまざまなニーズに対応するために、互助組合の職員と、23区の区役所の代表者からなる評議員会、理事会を組織して要望や意見を集約し、適宜事業の見直しをしながら福利厚生充実のための取組みを行っています。

LGWAN-ASP導入のきっかけは、2023年3月末を期限に旧システムの廃止が決定したことです。改修して使い続ける選択肢もありましたが、拡張性や汎用性に乏しい旧システムでは、DX推進で変化していく社会に柔軟に対応できず、将来的に必要な制度改定や事業見直しの妨げになる、という結論に至りました。検討から実際の稼働まで約2年半という短い助走期間でしたが、毎週2回の定例会議を開き、実際に利用する職員の考えを明治安田システム・テクノロジー（以下「マイテクノ」）さんに伝え、それらを取り入れたご提案をいただきながら、膨大な課題を一つひとつクリアしてきました。結果、互助組合の業務プロセスを最優先したシステムが構築され、うまく滑り出したのは非常にうれしいことです。厳しいスケジュールの中、私どもの希望をしっかり汲み取り、誠実に対応してくださったマイテクノの皆さんには大変感謝しています。

互助組合の事業は、すべてが組合員の個人情報に関わるため、データの保護・管理を最も重視しています。今回ご提案いただいたのは、LGWANを介して個人データを共有するシステムの構築でした。自治体だけが使用するネットワークなので、セキュリティの面で一般的な通信回線とは比べものにならないほど優れており、区役所等の担当者からも高く評価されています。以前は時間がかかっていたデータのダブルチェック、トリプルチェックといった作業も迅速に行えるようになりました。新システムの導入によってタイムロスが減り、作業スピードが上がったと感じています。互助組合の事業戦略の立案・実行においても、これまで蓄積したデータや参加者アンケートの集計・分析などもしやすくなりましたので、より組合員のニーズを反映したサービス提供につなげていけると考えています。

互助組合では、ライフステージに合わせたさまざまな保険を組合員の皆さんにご案内しています。保険は時代によって内容が変化するため、常に見直しをしていく必要がありますが、旧システムでは技術面、コスト面で難しい状況でした。LGWAN-ASPの導入にあたり、保険の見直しをスムーズに行い、必要な方に必要なタイミングで提案するために、柔軟性・拡張性の高いシステムが必要だと考えました。マイテクノさんは保険に精通していますし、「契約上の仕様ですから」という一方的な押し付けではなく、私たちのやりたいことを理解した上で、業務内容に配慮した提案をしていただけました。これまでの課題だった区役所等とのデータのやり取りも、画面上で簡単にアクセスできるようになり、効率化の面でも大きく改善したと実感しています。

保険事業で組合員の窓口となるのは区役所等の担当者です。以前はシステムを利用できるのが互助組合のみで区役所側が保険の加入状況をすぐに把握できないという問題がありましたが、新システムでは各担当者が必要なデータにアクセスすることが可能になりました。セキュリティを確保しながら情報を共有するLGWAN-ASPの仕組みは、さまざまな局面で活用できると考えています。また、旧システムは組合員情報、保険情報とデータが縦割り的に管理されていましたが、マイテクノさんが全体を俯瞰する視点をお持ちだったので、情報を組み合わせて業務を効率化させるご提案をしていただけました。私自身、どうしても旧システムをベースに考えてしまう部分がありましたが、業務内容を深く理解してくださったおかげで、新システムへの移行を円滑に進めることができたと思います。